از زمان گفتوگوي بيل گيتس با سردبير مجله فورچون، تاکنون دهها گفتوگو و مصاحبه از او در نشريات مختلف داخل و خارج از کشور چاپ شده است. اغلب اين گفتوگوها درمورد راهبردهاي کاري مايکروسافت، دعواهاي حقوقي متعدد اين شرکت با شرکتهاي ديگر، دولتها و حتي اتحاديه اروپايي بودهاست. اما اينبار گيتس از محيط کارش ميگويد و اينکه چگونه از ابزارهاي ديجيتالي بهره ميگيرد تا کاغذ را به عنوان نماد دوران پيش از ديجيتالي شدن حذف نمايد.
اگر نگاهي به دفتر کار من بيندازيد، کاغذ چنداني در آن نمييابيد. من روي ميز خود سه صفحه نمايش دارم که به طور همزمان از يک کامپيوتر تغذيه ميشوند. اگر يکبار چنين کاري را تجربه کنيد ديگر حاضر به رها کردنش نيستيد. چرا که تاثير مستقيمي بر ميزان بهرهوري و بازدهي دارد.
صفحه نمايش سمتچپي فهرست ايميلهاي مرا نشان ميدهد. صفحهي مرکزي معمولا براي ايميلي است که در حال خواندن و بررسي آن هستم و نهايتا مرورگر من در صفحه دست راستي نمايش داده ميشود. اين چيدمان مرا به خواندن و مرور سريع کارها قادر ميسازد و کمک ميکند رخدادهاي جديدي را که در هنگام کارکردن من رخ ميدهد ببينم يا لينکهاي مرتبط با ايميلها را در اختيارم ميگذارد.
در مايکروسافت کاربرد ايميل بيشتر از ديگر رسانههاي ارتباطي مانند تماسهاي تلفني، اسناد، وبلاگها، تابلوهاي اعلانات و يا حتي جلسات است؛ در واقع پيامهاي صوتي و فاکسها در صندوق ايميلهاي ما رد و بدل ميشوند.
من روزانه حدود يکصد ايميل دريافت ميکنم که البته براي حفظ اين ميزان ناچار به پالايش و فيلترکردن پيامها شدهايم؛ تنها ايميلهايي مستقيما به دست من ميرسند که قبلا با آنها مکاتبه کرده باشم و اين شامل هرکسي از مايکروسافت، اينتل، اچپي و همه شرکتهاي همراه و تمام افرادي ميشود که من آنها را ميشناسم. من هميشه فهرستي که دستيارم از ايميلهاي ديگر تهيه ميکند را ملاحظه ميکنم که معمولا افراد ناشناس يا شرکتهايي هستند که در فهرست مجاز من جايي نداشتهاند.
بدين صورت متوجه ميشوم که چه کساني لب به تحسين ما گشودهاند، از چهچيزي شکايت داشتهاند و در چه موردي پرسش مطرح نمودهاند. اکنون ما به نقطهاي رسيدهايم که چالشمان ديگر چگونگي برقراري ارتباط موثر با ايميلها نيست، بلکه اطمينان از آن است که وقت گرانبها صرف با اهميتترين ايميلها شود. من از ابزارهايي نظيرin-box rules استفاده ميکنم و با کمک آن پوشهها را به دنبال پيامهاي علامتگذاري شده و يا گروهبندي شده ميکاوم که اين کار براساس محتوا و اهميت پيامها انجام ميگيرد... .
